Polityka prywatności serwisu projekty.uwm.edu.pl

Aktualizacja: 29 września 2025 r.

Niniejszy dokument wyjaśnia zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookie w serwisie projekty.uwm.edu.pl (dalej: „Serwis”).

1) Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Uniwersytet Warmińsko‑Mazurski w Olsztynie z siedzibą przy ul. Michała Oczapowskiego 2, 10‑719 Olsztyn (dalej: „UWM”, „Administrator”).

2) Inspektor Ochrony Danych

UWM wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD). W sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych oraz realizacją praw możesz kontaktować się:

• poprzez formularz kontaktowy: https://www.uwm.edu.pl/daneosobowe/formularz
• e‑mail: bkw@uwm.edu.pl
• pocztą: ul. Romana Prawocheńskiego 9, pok. 109, 10‑719 Olsztyn
• tel.: +48 89 523 36 78

3) Zakres i kategorie przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu przetwarzamy następujące kategorie danych:

1. Dane związane z przeglądaniem Serwisu (logi serwera): adres IP, data i czas serwera, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym, adres URL żądania, odsyłacz (referrer), błędy HTTP.
2. Newsletter (lista mailingowa): adres e‑mail, data i godzina zapisu, status zgody/wycofania, opcjonalnie adres IP urządzenia użytego przy zapisie (dla celów dowodowych), statystyki otwarć/kliknięć (jeśli włączone).
3. Kontakt e‑mailowy: adres e‑mail, treść korespondencji, dane kontaktowe podane w treści wiadomości oraz ewentualne załączniki.
4. Formularze (jeśli występują): dane wprowadzone w formularzu (np. imię, nazwisko, wydział/jednostka, numer telefonu, dodatkowe informacje).
5. Treści w Serwisie: dane osób wskazanych jako osoby kontaktowe przy projektach (imię, nazwisko, stanowisko, służbowy e‑mail/telefon) – publikowane w ramach realizacji zadań UWM jako instytucji publicznej.
6. Pliki cookie i podobne technologie: niezbędne (techniczne) do prawidłowego działania Serwisu oraz – jeśli zostaną włączone – analityczne/statystyczne.

4) Cele i podstawy prawne przetwarzania

Twoje dane przetwarzamy w następujących celach i na podstawach prawnych:

• Zapewnienie działania i bezpieczeństwa Serwisu (m.in. prowadzenie logów, przeciwdziałanie nadużyciom, utrzymanie infrastruktury IT) – art. 6 ust. 1 lit. e RODO (wykonywanie zadania realizowanego w interesie publicznym) w zw. z przepisami regulującymi działalność uczelni publicznych, a także art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora – zapewnienie bezpieczeństwa sieci i informacji).
• Komunikacja i obsługa zapytań kierowanych do Serwisu (korespondencja e‑mail, formularze) – art. 6 ust. 1 lit. e RODO (zadanie publiczne) lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy), a w zakresie dobrowolnych danych dodatkowych – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).
• Prowadzenie newslettera/listy mailingowej – wysyłka informacji o konkursach, projektach, szkoleniach i aktualnościach – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), z możliwością jej wycofania w dowolnym momencie.
• Publikacja informacji o projektach oraz danych kontaktowych osób odpowiedzialnych za ich realizację – art. 6 ust. 1 lit. e RODO (zadanie publiczne) i/lub art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny), zgodnie z przepisami o dostępie do informacji publicznej i przepisami wewnętrznymi UWM.
• Statystyka i analiza oglądalności (jeżeli włączone narzędzia analityczne) – art. 6 ust. 1 lit. e lub lit. f RODO (uzasadniony interes – doskonalenie Serwisu), przy czym stosowanie niektórych narzędzi może wymagać zgody na cookie analityczne – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

5) Odbiorcy danych / kategorie podmiotów, którym przekazujemy dane

Dane mogą być ujawniane:

• jednostkom organizacyjnym UWM (w tym Centrum Zarządzania Projektami i Analiz Strategicznych oraz Centrum Informatycznemu UWM) w zakresie niezbędnym do obsługi Serwisu;
• dostawcom usług IT (hosting, utrzymanie, rozwój Serwisu, poczta e‑mail) działającym na zlecenie UWM jako podmiotom przetwarzającym;
• dostawcy systemu mailingowego obsługującego newsletter: [DO UZUPEŁNIENIA: nazwa dostawcy, kraj siedziby, link do polityki prywatności];
• podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organy publiczne, sądy, Policja – na żądanie i w granicach prawa).

6) Przekazywanie danych do państw trzecich (poza EOG)

Co do zasady nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

7) Okresy przechowywania danych

• Logi serwera i zdarzeń bezpieczeństwa: do 30 dni, a w przypadku incydentów – do czasu ich wyjaśnienia.
• Korespondencja e‑mail / formularze: zasadniczo do 12 miesięcy od zakończenia sprawy, chyba że przepisy lub uzasadniony interes wymagają dłuższego przechowywania (np. do okresu przedawnienia roszczeń).
• Newsletter: do momentu wycofania zgody lub zakończenia świadczenia usługi newslettera; dane dowodowe zgody mogą być przechowywane dłużej – do upływu terminów przedawnienia.
• Dane publikowane w Serwisie (np. informacje o projektach): przez okres publikacji treści; archiwalne materiały mogą być przechowywane zgodnie z przepisami o archiwizacji.
• Cookie: zgodnie z ich cyklem życia (szczegóły w sekcji 10).

8) Twoje prawa

Przysługują Ci prawa:

• dostępu do danych (art. 15 RODO),
• sprostowania (art. 16),
• usunięcia (art. 17) – w zakresie, w jakim przepisy na to zezwalają,
• ograniczenia przetwarzania (art. 18),
• przenoszenia danych (art. 20) – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• sprzeciwu (art. 21) – wobec przetwarzania opartego na interesie publicznym/uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody (art. 7 ust. 3) – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania.

Masz także prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00‑193 Warszawa, www.uodo.gov.pl).

9) Obowiązek/dobrowolność podania danych i konsekwencje niepodania

Podanie danych jest dobrowolne, jednak:

• brak podania danych w formularzu kontaktowym może uniemożliwić obsługę zapytania;
• brak zgody na newsletter uniemożliwi otrzymywanie informacji drogą e‑mail;
• wyłączenie cookie niezbędnych może utrudnić korzystanie z Serwisu.

10) Pliki cookie i podobne technologie

Serwis może wykorzystywać następujące kategorie cookie:

• Niezbędne (techniczne): wymagane do prawidłowego działania Serwisu i zapewnienia bezpieczeństwa; nie wymagają zgody.
• Funkcjonalne (opcjonalne): zapamiętujące preferencje użytkownika.
• Analityczne/Statystyczne (opcjonalne): pomagają zrozumieć sposób korzystania z Serwisu (np. liczba odwiedzin, źródła ruchu).

Zarządzanie cookie

Przy pierwszej wizycie możesz wyrazić zgodę na cookie opcjonalne lub je odrzucić w banerze cookie. Zgody możesz w każdej chwili zmienić w ustawieniach przeglądarki lub (jeśli dostępne) poprzez widoczny w stopce „Ustawienia prywatności”.
Uwaga: wyłączenie cookie niezbędnych może spowodować nieprawidłowe działanie Serwisu.

11) Logi serwera i bezpieczeństwo

Korzystamy z logów serwera oraz mechanizmów bezpieczeństwa do wykrywania nadużyć (np. próby włamań, ataki DDoS). Dane z logów nie są wykorzystywane do identyfikacji Użytkowników, a jedynie do administrowania Serwisem i zapewnienia jego stabilności.

12) Zautomatyzowane podejmowanie decyzji / profilowanie

W Serwisie nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, wywołującego wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny istotny sposób na Ciebie wpływające.

13) Zmiany Polityki

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian, w szczególności w razie rozwoju funkcjonalności Serwisu, zmiany narzędzi lub przepisów. O istotnych zmianach będziemy informować w Serwisie. Nowa wersja obowiązuje od dnia jej opublikowania w Serwisie.

14) Kontakt

W sprawach dotyczących niniejszej Polityki lub przetwarzania danych w Serwisie skontaktuj się z nami pod adresem: czpias@uwm.edu.pl (Centrum Zarządzania Projektami i Analiz Strategicznych) lub z Inspektorem Ochrony Danych – dane kontaktowe w pkt 2.